Dr. V. Stanišauskienė: Kaip organizuoti ir vesti susirinkimą komandai?

Pasirengimą susirinkimui, jo vedimą ir užbaigimą lemia tikslas, kurio siekiama. Pavyzdžiui, jei susirinkimas skirtas svarbios problemos sprendimui, į jį kviečiami tik tie darbuotojai (kartais – ir nepriklausomi konsultantai, ekspertai), kurie tiesiogiai yra susiję su nagrinėjama problema ir jos sprendimu. Jei susirinkimas skirtas komandos formavimui, susipažinimui su naujais kolektyvo nariais, svarbių progų paminėjimui, jo planavimas, eiga ir netgi laikas skiriasi nuo problemų sprendimo, rezultatų aptarimo ar tikslų numatymo susirinkimo.
Būtina sėkmingo susirinkimo sąlyga – jo rengėjų ir dalyvių pasiskirstymas pareigomis bei atsakomybe. Susirinkimo vedantysis (dažniausiai juo būna vienas iš organizacijos vadovų, tačiau šio vaidmens gali imtis ir geriausiai išmanantis sprendžiamą problemą žmogus) yra atsakingas už susirinkimo darbotvarkę, grupės psichologinį klimatą, motyvaciją, kontroliuoja diskusiją ir stebi, kad būtų laikomasi grupėje priimtų taisyklių.

Kaip tinkamai pasirengti susirinkimui?

Visų pirma, reikia numatyti susirinkimo dalyvių sąrašą, įvertinti jų dalyvavimo susirinkime galimybes ir būtinumą. Būtina aiškiai įvardinti svarstytinus klausimus, sudaryti klausimų svarstymo eilę pagal jų svarbumą, sudėtingumą ir skubumą. Paprastai į dienotvarkę neįtraukti klausimai susirinkime nesvarstomi. Sudaromas pasisakančiųjų sąrašas, suteikiant žodį visiems, norintiems ir turintiems ką pasakyti.
Labai svarbu iš anksto numatyti, kas ves susirinkimą ir kas protokoluos; numatyti asmenys turi atitinkamai pasirengti vykdyti jiems patikėtas funkcijas.
Pakankamai dėmesio reikia skirti susirinkimo laiko, vietos, trukmės, darbui reikalingų priemonių klausimams.

Kuriuo metu organizuoti susirinkimą?

Kaip teigia P. Forsyth (Forsyth, P. (2010). Successful Time Management. Kogan Page Publishers), susirinkimas turi būti pradedamas tiksliai sutartu laiku, nė minutės vėliau ar anksčiau. Punktualumas – geros vadybos požymis, o komunikacine prasme jis yra žinios formulavimo tikslumo ir grįžtamojo ryšio užtikrinimo ženklas. Geriausia susirinkimą rengti darbo dienos pradžioje (devintą, dešimtą, vienuoliktą valandą). Blogas laikas susirinkimui – darbo dienos pabaiga, prieš pietų pertrauką (tuomet dalyviai tik ir galvos apie poilsį) arba tuoj po pietų (dalyviai gali būti apsnūdę, nenusiteikę aktyviai dirbti). Žinoma, galima sakyti, kad pats blogiausias laikas svarbiam susirinkimui – penktadienio vakaras, tačiau kiekvienas atvejis unikalus, ir kiekvienoje organizacijoje susirinkimas turėtų būti priderintas prie jos gyvenimo ritmo.
Pradedant susirinkimą reikia susitarti, kada jį baigti, ir tvirtai laikytis susitarimo. Susirinkimo trukmė priklauso nuo susirinkimo tikslo, sprendžiamų klausimų sudėtingumo, taikomų metodų ir t.t. Optimalus susirinkimo laikas – 1-1,5 val. Jei numatyta ilgesnė susirinkimo trukmė, būtina į darbotvarkę įtraukti 10-15 min. pertrauką. Darbotvarkėje turi būti aiškiai parašyta, kiek kuriam klausimui skiriama laiko, kad užsitęsus diskusijai vienu klausimu, kiti neliktų neaptarti.

ĮDOMU
Siekiant optimizuoti susirinkimo trukmę ir nešvaistyti susirinkusių žmonių laiko, pasak L. Cirtautienės, (Cirtautienė, L. Ką daryti, kad susirinkimai taptų efektyvesni?) rekomenduojama naudoti specialų TIM laikrodį („Time Is Money“), kuris skaičiuoja susirinkime leidžiamo laiko kainą. Įvedus susirinkime dalyvaujančių žmonių skaičių ir vidutinį valandinį darbuotojo atlyginimą, TIM laikrodžio principu suskaičiuojama susirinkimo kaina. Todėl susitikime turėtų dalyvauti tik su svarstomu klausimus susiję žmonės, o pats susitikimas neturėtų užsitęsti.
Laiko planavimo ekspertai (P. Forsyth, 2010 ir kt.) rekomenduoja susirinkimą skelbti ir pradėti ne 9.00 ar 10.00, o 9.10 ar 10.10. Šis laiko valdymo „triukas“ padeda sumažinti vėlavimų skaičių.
Rengiant susirinkimą, svarbu parinkti jam tinkamą patalpą: pakankamai didelę, kad dalyviai galėtų laisvai sėdėti, gerai vėdinamą, apšviestą, izoliuotą nuo triukšmo (telefonų skambėjimo, klientų šurmulio, gatvės ūžesio, durų varstymo ir t.t.). Ypatingas komfortas (minkšti baldai, akvariumai, nuostabus vaizdas už lango…), taip pat nepageidautinas, nes tokia aplinka slopina susirinkimo dalyvių darbingumą ir komunikaciją. Geriausiai komunikuojama prie apskrito, ovalaus ar „U“ raidės formos stalo, todėl būtent taip rekomenduojama susodinti susirinkimo dalyvius. Jei numatytas ilgesnis susirinkimas, svarbu, kad jo dalyviai per pertrauką turėtų galimybę išeiti į fojė, pabendrauti, pasivaišinti kava, nueiti į tualetą ir kt.

Kas yra svarbu vedant susirinkimą?

Pasak J. Adair (2009), susirinkimo pradžioje svarbu įvardinti susirinkimo tikslą, pristatyti būtiną informaciją, aiškiai įvardinti, ko tikimasi iš susirinkimo dalyvių, apibrėžti susirinkimui ir kiekvienam svarstomam klausimui skiriamo laiko ribas. Susirinkimo pradžioje pristatomas sekretorius, kuriam tenka protokoluotojo vaidmuo.
Svarbu, kad susirinkimas netaptų jį vedančio asmens monologu. Jei susirinkimo dalyviai santūrūs, lyderis turėtų naudoti „išjudinančius“ klausimus ir sudaryti sąlygas kiekvienam dalyviui išsakyti savo nuomonę. Kita vertus, susirinkimo vedantysis turi sekti, ar kai kurie dalyviai savo dominavimu ir dažnais pasisakymais neužgožia kitų, ar tarp susirinkimo dalyvių vyrauja palankus psichologinis klimatas.
Baigiant susirinkimą svarbu įvertinti, kaip buvo laikomasi susirinkimo dienotvarkės. Jei kai kurie klausimai liko ne iki galo išnagrinėti, problemos neišspręstos, susitariama, kada jų sprendimui bus skirtas atskiras laikas. Apibendrinus susirinkimo rezultatus, jei įmanoma, įvertinamas kiekvieno susirinkimo dalyvio vaidmuo, padėkojama už aktyvų dalyvavimą ir bendradarbiavimą. Susirinkimo pabaigoje numatomi tolesni veiksmai, pasiskirstoma pareigomis, užtvirtinami numatytų darbų terminai.

ĮDOMU
Tyrimais nustatyta, kad darbo dienos metu dažni susirinkimai neigiamai veikia darbuotojo rezultatus. Luong ir Rogelberg (2005) nustatė, kad susirinkimai darbuotojų vertinami kaip “vargas” arba “trukdymas dirbti”. Tyrimo metu duomenys patvirtino, kad yra stipri koreliacija tarp nuovargio, suvokiamo darbo krūvio ir susirinkimų skaičiaus. Ir priešingai, žemos motyvacijos, neefektyviai dirbantys darbuotojai nori susirinkimų.