Mes – Kauno technologijos universitetas (toliau – KTU arba Universitetas), juridinio asmens kodas 111950581, registruotos buveinės adresas K. Donelaičio g. 73, LT-44249 Kaunas, tel. +370 (37) 300 000, 300 421, faks. +370 (37) 324 144, el. pašto adresas. ktu@ktu.lt, pagrindinė interneto svetainė: https://ktu.edu.

Daugumoje atvejų tvarkydamas asmens duomenis Universitetas yra Duomenų valdytojas, tačiau priklausomai nuo situacijos mes galime veikti ir kaip Bendrasis duomenų valdytojas, ir kaip Duomenų tvarkytojas.

Jūsų asmens duomenis tvarkome šiais BDAR apibrėžtais teisiniais pagrindais:

1. siekiame su Jumis sudaryti arba esame sudarę ir vykdome sutartį, sandorį arba bet kokį kitą sutarčiai prilyginamą įsipareigojimą;
2. Jūs esate davęs sutikimą raštu arba veiksmu;
3. mums taikoma teisinė prievolė, t.y. galiojantys valstybiniai teisės aktai mus įpareigoja tvarkyti Jūsų asmens duomenis;
4. Jūsų asmens duomenis tvarkome ir viešojo intereso labui (pvz., vykdome mokslinius tyrimus) bei vykdome viešosios valdžios mums pavestas funkcijas (pvz., turime teikti informaciją viešosios valdžios institucijų rengiamoms statistikos ataskaitoms, teisėsaugos institucijoms ir pan.);
5. siekiame Universiteto teisėtų interesų, ir jie yra svarbesni nei Jūsų privatūs interesai, pvz., siekdami teikti kokybiškas ir konkurencingas studijų paslaugas, mokymo medžiagą studentams turime pateikti elektroninėmis priemonėmis prieš tai įsitikinę, kad šios informacijos gavėjai yra Universiteto studentai.

Duomenų subjektų duomenis Universitetas tvarko šiais tikslais:

1. Studentų ir klausytojų priėmimo tikslu;
2. Sutarčių su studentais ir klausytojais sudarymo tikslu;
3. Studentų ir klausytojų studijų finansavimo, finansinės paramos skyrimo, mokesčių administravimo bei teisių į lengvatas užtikrinimo tikslais;
4. Akademinių darbuotojų, studentų ir klausytojų apskaitos tikslu;
5. Duomenų apie studentus perdavimo valstybiniams registrams ir valdžios institucijoms tikslu;
6. Studijų organizavimo ir studijų rezultatų apskaitos tikslu;
7. Mokslinių tyrimų ir eksperimentinės plėtros bei inovacijų veiklų organizavimo, vykdymo ir administravimo tikslu;
8. Universiteto akademinės ir mokslinės tiriamosios veiklų rezultatų viešinimo bei informacijos apie Universitetą sklaidos tikslu;
9. Universiteto veiklų kokybės valdymo tikslais;
10. Universiteto valdymo organų narių registracijos bei administravimo tikslais;
11. Kandidatų bei pretendentų viešo konkurso bei atrankų būdu darbo vietoms užimti atrankų organizavimo ir administravimo tikslais;
12. Darbo sutarčių sudarymo ir nutraukimo bei darbo santykių administravimo tikslais;
13. Darbo užmokesčio ir mokesčių bei įmokų apskaitos, vykdymo ir kontrolės tikslais;
14. Akademinių darbuotojų individualaus darbo planavimo ir suplanuotų veiklų įvykdymo apskaitos tikslais;
15. Leidybos proceso organizavimo bei leidinių administravimo ir apskaitos tikslais;
16. Finansinių įsipareigojimų ir atsiskaitymų vykdymo, finansų apskaitos ir kontrolės tikslais;
17. Turimų materialinių ir finansinių išteklių valdymo tikslu;
18. Bibliotekos išteklių administravimo bei lankytojų bei išteklių kontrolės bei apskaitos tikslais;
19. Sutarčių dėl apgyvendinimo paslaugų sudarymo bei administravimo tikslais;
20. Renginių, konferencijų organizavimo bei vykdymo tikslais;
21. Neformalaus ugdymo paslaugų teikimo tikslu;
22. Kvalifikacijos kėlimo ir kompetencijų vystymo tikslais;
23. Dalyvavimo tarpinstituciniuose projektuose, akademinių darbuotojų ir studentų mainų programų ir stažuočių organizavimo bei vykdymo tikslais;
24. Dėstymo, mokymo vizitų organizavimo bei vykdymo tikslais;
25. Komunikavimo su Universiteto darbuotojais, studentais, alumnais, partneriais ir kitais bendruomenės nariais tikslu;
26. Duomenų subjektų autentifikavimo informacinėse sistemose tikslu;
27. Informacinių sistemų naudotojų autentifikavimo tikslu;
28. Naudotojo paskyrų administravimo tikslu;
29. Asmenų skundų, prašymų ir kitų kreipimųsi nagrinėjimo tikslu;
30. Asmenų saugumo ir turto apsaugos tikslu vykdomas vaizdo stebėjimas;
31. Viešųjų pirkimų vykdymo tikslu;
32. Sutarčių su tiekėjais sudarymo, vykdymo ir administravimo tikslais;
33. Partnerystės ir bendradarbiavimo sudarymo, vykdymo ir administravimo tikslais;
34. Tiesioginės rinkodaros, kuomet siekiama informuoti apie Universiteto teikiamas paslaugas ir gauti suinteresuotų asmenų atsiliepimus, tikslu.

Priklausomai nuo tvarkymo tikslo, Universitetas tvarko šių kategorijų asmens duomenis:

1. Asmens tapatybės duomenys, tokie kaip vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, amžius, veido atvaizdas, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento duomenys (dokumento pavadinimas, numeris, išdavimo data, galiojimo data), lytis, pilietybė, studento vidinis kodas, darbuotojo tabelio numeris, valstybė, iš kurios atvyko (studento atveju), gyvenimo aprašymas (priėmimo metu), išeivio / lietuvių kilmės užsieniečio statusas (studento atveju);
2. Kontaktiniai duomenys, tokie kaip gyvenamosios vietos adresas, pašto kodas, tarnybinis telefono numeris, asmeninis telefono numeris, el. pašto adresas, studento arba darbuotojo artimo asmens kontaktinė informacija (jei pateikia);
3. Duomenys, susiję su studijomis, tokie kaip studijų pakopa, forma, vykdymo kalba, fakultetas, programa ir jos alternatyvos, kursas, semestras, grupė, studijų statusas, studijų laikotarpis, išklausyti studijų moduliai, mobilumo duomenys, atsiskaitymų forma, data, studijų pasiekimų įvertinimai, studento prašymai ir juos pagrindžiantys dokumentai, dalyvavimą akademiniuose užsiėmimuose liudijantys duomenys: lankomumo duomenys, sistemingo nelankymo pranešimai, nedalyvavimą pagrindžiančių dokumentų kopijos, studijų darbai: atsiskaitymų raštu atsakymai, testų rezultatai, rašto darbai, baigiamieji projektai, daktaro disertacijos, disertacijų santraukos, atestacijų dokumentai; judumo dokumentai, studentų vieši studijų darbų pristatymai ir gynimai, pasisakymai el. mokymosi aplinkoje rašytine, garso ar vaizdo forma, mokymosi veiklos žurnalai: atlikti veiksmai Universiteto informacinėse sistemose, statistiniai duomenys, kt.;
4. Duomenys, susiję su planuojamomis individualaus darbo veiklomis ir jų įvykdymu;
5. Duomenys, susiję su įgytu išsilavinimu ir profesine veikla, tokie kaip išsilavinimas, mokslo laipsnis, pedagoginis ar garbės vardas, užsienio kalbų mokėjimas, įgytos kvalifikacijos, darbovietė, pareigos, užimama etato dalis, mokslo (meno) sritys ir kryptys, studijų krypčių grupės ir kryptys, ankstesnių įdarbinimų istorija, įgyto ankstesnio išsilavinimo, kurio pagrindu asmuo priimtas studijuoti, duomenys: baigta mokykla, įgytą išsilavinimą patvirtinančio dokumento išdavimo data, kodas, serija ir numeris, užsienyje įgyto išsilavinimo pripažinimo dokumento data ir numeris, stojimo konkursinis balas, brandos egzaminų rezultatai, studijų mokesčių duomenys: studijų finansavimo pobūdis, šaltiniai, studijų programos kaina, studijų kredito kaina, įmokų kvitai, banko sąskaitos numeris (jei studentas pateikia), skirtos finansinės paramos duomenys: prašymai ir juos papildantys dokumentai, stipendijos / paramos tipas, dydis, mokėjimo laikotarpis, paskolos duomenys, kt.;
6. Duomenys apie šeimą, tokie kaip šeiminė padėtis, vaikai / įvaikiai, išlaikomų asmenų skaičius;
7. Finansiniai duomenys, tokie kaip priskaičiuotas darbo užmokestis ir mokėtini mokesčiai, priemokos ir premijos, pajamos ir jų šaltiniai, studijų finansavimo pobūdis, krepšelio dydis ir metai, vadovautų projektų ir sutarčių finansinės apimtys, kt.
8. Finansiniams įsipareigojimas vykdyti būtini duomenys, tokie kaip banko sąskaitos numeris ir finansinės institucijos pavadinimas, socialinio draudimo mokėtojo ir/ar mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris;
9. Duomenys, pagrindžiantys duomenų subjektų teisę į teisės aktais teikiamas lengvatas, tokie kaip gimimo data, socialinė padėtis, sveikatos būklė, informacija apie šeimos sudėtį, gaunamas pajamas, socialinio remtinumo, studentų su negalia ar specialiaisiais ugdymosi poreikiais asmens duomenys (jei studentas pateikia), turimą neįgalumą ir pan.;
10. Duomenys, reikalingi užtikrinti asmenų migracijos apskaitos ir kontrolės reikalavimus teisės aktų nustatyta tvarka, tokie kaip pilietybė, rezidavimo valstybė, gimimo vieta;
11. Duomenys, reikalingi išteklių ir turto valdymui, tokie kaip vardas, pavardė, gyvenamosios vietos adresas, telefono numeris, el. pašto adresas, asmens tapatybės dokumento numeris;
12. Duomenys, kurie sukuriami ir / ar gaunami vykdant teisinę prievolę, tokie kaip duomenys gauti pagal teismų, teisėsaugos institucijų, notarų, antstolių, advokatų, mokesčių administratoriaus paklausimus apie pajamas, Universitete einamas pareigas ar vykdomas veiklas;
13. Vaizdo duomenys, fiksuojami Universiteto patalpose ir teritorijoje sumontuota vaizdo stebėjimo įranga;
14. Duomenys, kurie pateikiami arba generuojami naudojantis elektroninių ryšių priemonėmis (informacinėmis sistemomis, elektroniniu paštu, interneto svetainėmis, ir pan.), tokie kaip paskyrų prisijungimo vardai, interneto vartotojo IP adresas, operacinės sistemos versija ir įrenginio, kuris naudotas turiniui ar paslaugoms pasiekti, parametrai; prisijungimo ir naudojimosi informacija ir bet kokia tinklapių slapukais renkama informacija.
15. Mokslinių tyrimų bei statistinės analizės tikslais Universitetas gali tvarkyti ir specialiųjų kategorijų duomenis. Prieš pradėdami specialių kategorijų duomenų tvarkymą mes įsitikinsime, ar mūsų taikomos organizacinės ir techninės priemonės yra pakankamos, ir jei reikės, imsimės papildomų priemonių šių duomenų apsaugai ir konfidencialumui užtikrinti.

Jūsų asmens duomenis tvarkome tokiais laiko terminais, kiek reikia nustatytam tvarkymo tikslui pasiekti. Pasiekę nustatytą tikslą, Jūsų asmens duomenis ištriname ar kitaip neatkuriamai sunaikiname, nebent galiojantys teisės aktai įpareigoja mus saugoti asmens duomenis šiuose teisės aktuose nustatytą terminą. Pasibaigus terminui, asmens duomenys ištrinami ar sunaikinami taip, kad  negalima būtų jų atkurti. Konkretūs Jūsų asmens duomenų saugojimo terminai priklauso nuo asmens duomenų tvarkymo teisinio pagrindo.

Tvarkydami Jūsų asmens duomenis taikome tinkamo lygio organizacines ir technines priemones, pastoviai naujiname ir tobuliname sistemas ir procesus, kuriuose yra tvarkomi asmens duomenys, reguliariai instruktuojame Universiteto darbuotojus, kaip tinkamai tvarkyti asmens duomenis ir kaip juos apsaugoti.

Teisę tvarkyti asmens duomenis turi Universiteto administracijos ir akademiniai darbuotojai. Prieigos teisės prie Universiteto informacinių sistemų ir asmenų duomenų suteikiamos Universiteto nustatyta tvarka ir pagal darbuotojų pareigybių aprašymuose numatytas funkcijas.

Tvarkydami asmens duomenis, Universiteto darbuotojai užtikrina, kad asmens duomenys:

1. būtų tvarkomi laikantis Universiteto Asmens duomenų tvarkymo politikos, BDAR, LR Asmens duomenų teisinės apsaugos, šios Privatumo politikos ir kitų galiojančių teisės aktų, reglamentuojančių asmens duomenų apsaugą;
2. nebūtų tvarkomi tikslais, nesuderinamais su asmens duomenų tvarkymo tikslais, kurie buvo nustatyti prieš renkant asmens duomenis;
3. būtų tvarkomi tiksliai, sąžiningai ir teisėtai;
4. būtų tikslūs ir išsamūs; netikslūs duomenys turi būti ištaisyti arba sunaikinti;
5. būtų tvarkomi laikantis organizacinių ir techninių duomenų saugumo priemonių;
6. nebūtų perduodami trečiosioms šalims, jei tai nenustatyta teisės aktuose;
7. būtų sunaikinti, pasibaigus nustatytiems asmens duomenų saugojimo terminams.

Paprastai Jūsų asmens duomenis tvarkome ir saugome nuosavoje Universiteto infrastruktūroje. Mūsų pasirinkti duomenų tvarkytojai įprastai juos tvarko Europos Sąjungos (toliau – ES) ir Europos ekonominės erdvės (toliau – EEE) teritorijoje, tačiau kartais Jūsų asmens duomenis tenka perduoti į kitas šalis, esančias už ES ir EEE ribų.

Tais atvejais, kai Universitetas perduoda tvarkyti asmens duomenis į šalis, esančias už ES ir EEE ribų, yra taikoma viena iš šių saugumo priemonių:

1. Su asmens duomenų gavėju / tvarkytoju būtų pasirašoma sutartis, paremta Europos Komisijos patvirtintomis Standartinėmis sutarčių sąlygomis; arba
2. Asmens duomenų gavėjas būtų įsikūręs valstybėje, kuri Europos Komisijos sprendimu yra pripažinta taikanti adekvačius asmens duomenų apsaugos standartus.

Jei turite klausimų dėl privatumo ar asmens duomenų apsaugos, arba Jums kilo įtarimų, kad Universitetas Jūsų asmens duomenis tvarko pažeisdamas duomenų apsaugą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus, susisiekite su mumis adresu:

Kauno technologijos universitetas,
K. Donelaičio g. 73, LT-44249 Kaunas,
tel. +370 (37) 300 000, 300 421,
faks. +370 (37) 324 144,
el. pašto adresai: ktu@ktu.lt arba duomenu.apsauga@ktu.lt.

Gavę Jūsų prašymą ar paklausimą, pateiksime Jums atsakymą ne vėliau kaip per 30 (trisdešimt) kalendorinių dienų Jūsų pageidaujamu būdu ir forma. Prireikus patikslinti užklausą, nedelsdami kreipsimės į Jus su prašymu patikslinti prašymą ar užklausą. Tokiu atveju mūsų atsakymo pateikimo terminas skaičiuojamas nuo patikslintos užklausos pateikimo datos.

Jeigu susipažinęs su savo duomenimis nustatytumėte, kad Universitetas juos tvarko neteisėtai, mes nedelsdami patikrintume duomenų tvarkymo teisėtumą, ir faktams pasitvirtinus, Jūsų rašytiniu prašymu sunaikintume neteisėtai tvarkytus duomenis ar sustabdytume jų tvarkymo veiksmus, išskyrus saugojimą atsarginėse elektroninėse duomenų kopijose ar popierinėse dokumentų kopijose teisės aktų numatyta tvarka.

Sustabdę duomenų tvarkymo veiksmus, atitinkamus asmens duomenis saugosime tol, kol jie bus ištaisyti ar sunaikinti (Jūsų prašymu arba pasibaigus duomenų saugojimo terminui). Kiti tvarkymo veiksmai su tokiais duomenimis gali būti atliekami tik:

1. jei Universitetas turi tikslą įrodyti aplinkybes, dėl kurių duomenų tvarkymo veiksmai buvo sustabdyti;
2. jei Jūs duodate sutikimą toliau tvarkyti savo asmens duomenis;
3. jei reikia apsaugoti viešąjį interesą, Universiteto teises ar teisėtus interesus.

Universitetas nedelsdamas Jums praneš, kaip Jūsų nurodymas dėl tolesnio duomenų tvarkymo buvo įgyvendintas: ar duomenų ištaisymas ar sunaikinimas buvo atliktas / neatliktas, ar duomenų tvarkymas buvo sustabdytas. Jeigu Jūsų asmens duomenis Universiteto pavedimu tvarkė duomenų tvarkytojas, Universitetas nedelsdamas jam praneš apie duomenų subjekto pateiktą nurodymą ištaisyti ar sunaikinti asmens duomenis arba sustabdyti tvarkymo veiksmus, išskyrus atvejus, kai pateikti tokį nurodymą tvarkytojui būtų neįmanoma arba pernelyg sunku (dėl didelio duomenų subjektų skaičiaus, duomenų laikotarpio, nepagrįstai didelių sąnaudų).

Duomenų subjektų užklausas Universitetas patenkina neatlygintinai. Tam tikrais atvejais (kai duomenų subjektas akivaizdžiai piktnaudžiauja savo teisėmis, nepagrįstai pakartotinai teikia prašymus pateikti informaciją, išrašus, dokumentus), Universitetas turi teisę tokios informacijos ir duomenų teikimą duomenų subjektui apmokestinti vadovaudamasis įrodomų sąnaudų padengimo principu.

Duomenų subjekto užklausas bei susirašinėjimą duomenų subjekto teisių įgyvendinimo klausimais Universitetas saugo 1 (vienerius) metus nuo termino bet kokioms pretenzijoms pateikti pabaigos.

Universiteto duomenų apsaugos pareigūnui rašykite el. paštu duomenu.apsauga@ktu.lt.