KTU psichologė Milda Perminienė: Kaip viską spėti?

Dirbti mažiau – pasiekti daugiau

Kartais sutinkame žmonių, kurie savo produktyvumu ir gebėjimu atlikti daugybę skirtingų vaidmenų mums daro įspūdį. Pvz., mano kolegė Rūta, studijavusi doktorantūroje ir sėkmingai apgynusi ambicingą disertaciją, dar augino tris puikius, linksmus vaikučius, dirbo praktinį darbą bei kuravo keliasdešimt psichologinės pagalbos teikimo grupių. Natūralu, jog kyla klausimas: „Kaip ji viską spėja?“

Priešas nr. 1: Atidėliojimas

Ką gali atlikti tuoj, niekad nesakyk – rytoj.

Liaudies išmintis

Pamenu, studijų laikais, kai reikėdavo ruoštis egzaminams ir perskaityti nemažą pluoštą paskaitų konspektų, staiga kildavo noras susitvarkyti kambarius, pasigaminti valgyti, aplankyti gimines. Reikšmingų, grėsmingų darbų atidėliojimas yra produktyvumo priešas nr. 1.

Dažniausiai atidėliojamos tokios užduotys, kurios atrodo didelės, sunkiai įveikiamos, nekontroliuojamos. Dėl kylančio nerimo ieškoma įvairių nereikšmingų užsiėmimų, pasiteisinimų. Laikas švaistomas socialiniuose tinklapiuose, nerimtuose pokalbiuose su kolegomis. Sakoma, jog „gera pradžia – pusė darbo“, tačiau būtent pradėti sunkiausia.

Ką daryti? Visų pirma, prisiminti, kad kuo ilgiau atidėliosi, tuo daugiau jėgų išeikvosi ir tuo labiau mažės motyvacija. Taigi, tavo vienintelė išeitis – startuoti. Pirmieji žingsniai gali būti apmąstymas ir suplanavimas, kaip ir kada užduotį atliksi. Vos žengus pirmuosius žingsnius, pamatysi, kad užduotis nėra tokia grėsminga, kaip atrodė, atsiras didesnė motyvacija veikti. Tyrimai taip pat rodo, kad pradėjus darbą, tikimybė jį užbaigti labai didelė. Mokslininkai tvirtina, jog žmonės, negalėdami iki galo atlikti kokios nors užduoties, patiria kognityvinį disonansą (stresą, įtampą), kuris skatina ieškoti kelių, kaip užbaigti pradėtą darbą. 

Antra, pažvelk į projektą kaip į pyragą, kurį galima supjaustyti mažais gabalėliais ir suvalgyti po vieną kasdieną. Pagalvok, kokiomis dalimis projektas gali būti išskaidytas, kaip ir kada atliktas. Ėjimas link galutinio rezultato nedideliais, bet efektyviais žingsniais leis pajusti mažas pergales ir labiau motyvuos veikti.

Trečia, kai kitą kartą norėsis atidėlioti darbus, prisimink šių tyrimų duomenis: žmonės, nuolatos atidėliojantys darbus, mažiau uždirba, sunkiau išlaiko darbo vietą, turi mažesnę tikimybę įsidarbinti. Galbūt tokia statistika motyvuos startuoti?

Priešas nr. 2: Daug vienu metu

Iki šiol egzistuoja mitas, kad darant keletą darbų vienu metu, atliekama daugiau. Tačiau tyrimai rodo, kad, angliškai vadinamas „multitasking‘as“ ne didina produktyvumą, o jį mažina. „Persijungimas“ iš vienos užduoties į kitą reikalauja trumpos pertraukos, kuri gali sumažinti produktyvumą net iki 50 %. Kitaip tariant, atlikti įvairias užduotis vienu metu užtrunka ilgiau, nei atlikti visas jas po vieną atskirai.

Šalia mažėjančio produktyvumo, tyrimai rodo, kad žmonės, atliekantys daug užduočių vienu metu, yra mažiau patenkinti darbu. Taigi, norėdama būti produktyvi, veik susikaupusi, dėmesį koncentruodama į atliekamą užduotį.

Priešas nr. 3: Akys didesnės už skrandį?

Devyni amatai – dešimtas badas.

Liaudies išmintis

Vienas geras mano draugas nuolatos skundžiasi per dideliu darbo krūviu. Be abejonės, jis tam turi rimtą pagrindą. Linas dirba keturiuose skirtinguose darbuose. Keletą kartų per savaitę jis važinėja į skirtingų miestų ligonines ir vertina psichinę negalią turinčius pacientus. Taip pat jis dėsto dviejuose universitetuose, užsiima psichologiniu konsultavimu ir atlieka mokslinius tyrimus. Kai jis guodžiasi, kad labai pavargsta ir patiria daug streso, man vis nori pasiūlyti atsisakyti bent vienos iš veiklų. Tačiau žinau, ką jis sakys. Jis primins man, kad tuomet uždirbs mažiau pinigų ir negalės sau tiek leisti, kiek gali dabar. Paradoksalu, tačiau pramogoms Linas beveik nebeturi laiko.

Būti produktyvia nereiškia daryti viską. Prieš kažko imdamasi turėtum pagalvoti – ar tai, ką darai, yra susiję su ilgalaikiu tikslu, kurio nori pasiekti? Mūsų laikas ribotas, visi turime tas pačias 24 valandas, todėl daryti viską – ne išeitis. Galima galvoti, kad pačia bendriausia prasme yra dviejų tipų tikslai: tie, kurie turėtų būti įgyvendinti, ir tie, kurie privalo būti įgyvendinti. Pagalvok, kuriai kategorijai priskirtum užduotį, kurią dabar ketini atlikti?

Priešas nr. 4: Netinkamas laiko valdymas

Tyrimai rodo, kad laiko valdymo įgūdžiai sumažina atidėliojimą ir padidina produktyvumą. Beveik kiekviena mūsų gali išugdyti geresnius laiko valdymo įgūdžius.

Kaip tinkamai valdyti laiką? Pirmiausia, užsirašyk darbus, kuriuos turi atlikti, ir įvertink juos skalėje nuo 1 iki 5 pagal svarbą. Penki balai turėtų atitekti svarbiausiems ir skubiausiems darbams. Antras žingsnis – tinkamas darbų paskirstymas laike. Patys svarbiausi ir sunkiausi darbai turėtų būti atliekami tada, kai esi produktyviausia. Trečia, kiekvienai dienos veiklai turėtum numatyti konkretų laiką (taip, kaip parodyta laiko registro lentelėje). Nepamiršk palikti laiko pertraukoms. Tyrimai rodo, kad trumpos pertraukos tarp darbų didina bendrą produktyvumą.

Kur link keliauji?

Jei pasigilintume į žymiausių ir sėkmingiausių žmonių biografijas, pamatytume, kad jie labai tikslingai naudojo savo laiką. Taigi, norint būti produktyvia ir sėkminga, reikėtų ne tik planuoti kasdieninius ar savaitinius darbus, tačiau ir ilgalaikius gyvenimo tikslus.

                      Įsivaizduok, kad įlipi į didžiulį kalną arba pakyli į dangoraižio viršūnę, iš kur gali matyti viską, kas vyksta tavo gyvenime. Matydama, kas dedasi aplinkui, gali nuspręsti, kas turėtų vykti toliau. Tu esi tarsi architektė, kuri sprendžia, kur statyti vieną ar kitą pastatą, kaip turtinti ir puošti savo miestą.

Tikslų kėlimas turi keletą teigiamų poveikių: motyvuoja, leidžia geriau kontroliuoti savo gyvenimą, sumažina nerimą bei stresą, kuria iššūkius ir leidžia pajusti pasiekimų džiaugsmą, suteikia prasmės veiklai, padidina sėkmės tikimybę ir leidžia įvertinti, ar tai, ką darai, dabar siejasi su tuo, ko sieki ateityje.

Trumpalaikiai tikslai turėtų būti konkretūs, lengvai įvertinami (aiškiai supranti, kai juos pasieki), realistiški ir turintys aiškiai numatomą įvykdymo datą. Ilgalaikius bei trumpalaikius tikslus galima kelti sekant straipsnyje pateiktos lentelės pavyzdžiu.

Vyturiai ir pelėdos

Žmonių biologiniai laikrodžiai nėra vienodi. Vieni energingiausiai ir produktyviausiai veikia ankstyvą rytą ir dienos pradžioje. Kiti – po pietų, vakarais. Vertinant bendrai, žmogaus aktyvumas yra mažiausias apie 3–6 val. ryto. Apie vidurdienį visi žmonės būna daugiau mažiau vienodai aktyvūs. O apie trečią valandą dienos dažnai jaučiame norą snūstelti.

Vienas būdų įvertinti savo produktyvumą – atlikti kokią nors (visada tą pačią) užduotį skirtingu dienos laiku. Pvz., pamėgink išspręsti kryžiažodį (arba sudėlioti paveikslėlį-mozaiką) 8, 10, 12, 14 ir 16 val, ir stebėk, kada ši veikla atrodė lengviausia. Laikas, kurio metu rezultatai buvo geriausi, yra tavo produktyviausias laikas, kada gali atlikti sunkiausius, didžiausius, daugiausiai jėgų reikalaujančius darbus. O ramesnės būsenos periodu gali atlikti mažiau energijos reikalaujančias užduotis, pvz., peržiūrėti ir atsakyti į elektroninius laiškus.

Įvertinti bendrą paros aktyvumą galima užpildžius straipsnyje pateiktą dienos produktyvumo lentelę. Produktyvumas vertinamas penkiuose lygiuose: miegas, žemas, vidutinis, aukštas ir labai aukštas. Kiekvienai valandai priskirk tokį produktyvumo lygį, kuris geriausiai apibūdina tavo būseną konkrečiu metu (pažymėk taškeliu). Sujungusi taškus pamatysi savo produktyvumo piką.

Verslininkas Romas kreipėsi į konsultantą, prašydamas pagalbos įveikiant stresą. Atrodė, kad didžiausias jam kylantis iššūkis yra laiko valdymas. Jis nespėdavo atlikti numatytų užduočių, vėluodavo į susitikimus, jam trūkdavo laiko šeimai ir draugams. Konsultantas patarė susidaryti labai tikslų kiekvienos dienos veiklos planą ir griežtai jo laikytis. Po savaitės verslininkas grįžo į konsultanto kabinetą ir pasakė, kad ankstesnis gyvenimas jam patiko labiau. Dabar, kai savo laiką griežtai kontroliuoja, jis jaučia didesnę įtampą, nei darydamas lanksčius, nors ir neproduktyvius, sprendimus.

Taigi, nors produktyvumui reikalinga disciplina, geras laiko ir tikslų planavimas, gali būti, kad kai kuriems žmonėms mielesnis spontaniškas, neplanuotas ir nebūtinai produktyvus gyvenimas.

Reikšmingų, grėsmingų darbų atidėliojimas yra produktyvumo priešas nr. 1.

Atlikti įvairias užduotis vienu metu užtrunka ilgiau, nei atlikti visas jas po vieną atskirai.

Žmonės, nuolatos atidėliojantys darbus, mažiau uždirba, sunkiau išlaiko darbo vietą, turi mažesnę tikimybę įsidarbinti.

Straipsnis publikuotas žurnale „Moters psichologija“.