Pagrindinis kokybės valdymo Universitete tikslas – užtikrinant kokybės valdymo procesų ir Universiteto strategijos integralumą, būti stipria akademinę aplinką puoselėjančia ir socialiai atsakinga organizacija – vieta, kuri pritraukia motyvuotus studentus bei geriausių rezultatų siekiančius darbuotojus.
Esminiai kokybės valdymo principai
Universiteto kokybės valdymo principai neatsiejami nuo organizacijos strateginių tikslų, siekių, prioritetinių veiklos krypčių ir planų sudarymo bei įgyvendinimo. Suformuota ir nuosekliai įgyvendinama Universiteto strategija padeda formuoti tinkamą organizacijos struktūrą ir veiklos viziją bei nustatyti strategines veiklos kryptis ir prioritetinius tikslus. Pastarieji, savo ruožtu, turi tiesioginės įtakos ne tik kiekybiniais rezultatais pamatuojamiems sprendiniams, bet ir kokybiniams organizacijos valdymo principams.
Įgyvendindama Universiteto strateginius tikslus, Universiteto bendruomenė siekia užtikrinti aukštą studijų ir mokslo rezultatų kokybę, nuosekliai gerinti veiklos rezultatus bei kurti pasitikėjimu, kūrybiškumu ir lyderyste grįstą Universiteto ekosistemą. Siekdamas tapti Europoje pripažįstamu ir tarptautinėje erdvėje konkurencingu universitetu, Universitetas įgyvendina ir nuolat tobulina kokybės sistemą, pagrįstą Europos aukštojo mokslo kokybės užtikrinimo nuostatomis ir gairėmis (toliau – ESG), pagrindiniais Europos Sąjungos aukštojo mokslo politikos dokumentais, Europos kvalifikacijų sandaros aprašu, Europos standartais ir gairėmis, Lietuvos Respublikos aukštąjį mokslą reglamentuojančiais įstatymais ir teisės aktais bei gerosiomis praktikomis. Universiteto kokybės valdymo sistemos atitiktis ESG grindžiama Universiteto teisės aktais.
Kokybės valdymo sistema pagrįsta PĮVT (angl. PDCA: Plan, Do, Check, Act / Adjust) modeliu, kuris įgalina siekti veiklų / procesų kokybės užtikrinimo ir nuolatinio gerinimo. Modelis padeda užtikrinti reguliarių veiklų planavimo procesų vykdymą, apimantį naujų veiklos iniciatyvų, skatinančių Universiteto veiklų kokybės raidą, iniciavimą, skirtingus Universiteto veiklų planavimo lygius (nuo ilgalaikių strateginio lygmens planavimo dokumentų rengimo iki trumpalaikio individualių darbuotojų veiklų planavimo); periodinius stebėsenos procesus, vidaus kontrolę ir veiklos rizikų vertinimą; grįžtamojo ryšio užtikrinimą, problemų ir tobulintinų sričių identifikavimą bei analizę; nepertraukiamą veiklos tobulinimą.
Universiteto veiklų kokybė neatsiejama nuo sėkmingo strateginių prioritetų identifikavimo, tinkamų tikslų iškėlimo ir būtinybės įvardyti, ką konkretūs keliami tikslai reiškia bendruomenei. Universiteto strategijoje nustatyta misija, vizija, vertybės ir bendrieji veiklos principai, strateginiai veiklos prioritetai, svarbiausi pasiekimų rodikliai bei esminiai pokyčių poreikiai Universiteto bendruomenei suformuoja gaires, kur būtina nukreipti kasdienes veiklas ir tobulinimo procesus. Remdamiesi Universiteto strateginiais veiklos dokumentais, Universiteto padaliniai rengia metinius veiklos ir finansinius planus, kuriuose aprašomos planuojamos konkrečios veiklos ir / ar priemonės tikslams padalinyje pasiekti, įvardijami laukiami rezultatai, suplanuojami finansiniai ir kiti reikalingi ištekliai, priskiriami atsakingi asmenys. Trumpalaikio planavimo proceso įgyvendinimas atskirų padalinių lygmenyje užtikrina ne tik strateginių veiklų įgyvendinimą, bet ir Universiteto veiklų kokybės tikslų, orientuotų į vidinių Universiteto procesų tobulinimą ir suinteresuotųjų šalių poreikių patenkinimą, nustatymą bei integravimą į struktūrinio padalinio veiklos planą. Metinius veiklos planus, atsižvelgdami į padalinio tikslus ir suplanuotas veiklas, kasmet rengia ir darbuotojai (iki 11 pareigybės lygio). Visi planavimo procesai Universitete reglamentuoti teisės aktais.
Šiame etape kokybės valdymo ir veiklos procesų įgyvendinimas vyksta trijose pagrindinėse Universiteto veiklos srityse, kurias atspindi trys vertės kūrimo grandinės:
Įgyvendinimo etape Universiteto, padalinių, individualiuose darbuotojų planuose numatyti uždaviniai įgyvendinami suplanuotais terminais ir pasitelkiant suplanuotus išteklius, taip pat vyksta nuolatinė komunikacija ir bendradarbiavimas su Universiteto akademine ir neakademine bendruomene, socialiniais partneriais ir studentais.
Studijų ir mokymosi visą gyvenimą kokybės užtikrinimas pagrįstas šešiais pagrindiniais elementais: studijų valdymo modeliu (apima studijų valdymo modelį ir atsakomybes, studijų programų portfelio valdymą), į studentą orientuoto ugdymo organizavimu, dėstytojų kompetencijų tobulinimo sistema, studentų sėkmės Universitete sistema, stebėsenos sistema (apima grįžtamojo ryšio ir stebėsenos sistemas ir jų vystymą) bei viešinimu bendruomenei ir visuomenei.
Vidinis studijų kokybės užtikrinimas yra integrali Universiteto kokybės užtikrinimo sistemos dalis, aprašyta Vidinės studijų kokybės užtikrinimo sistemos apraše, patvirtintame Universiteto senato.
Išsamesnė informacija Studijų vystymo gairėse» ir Tarptautiškumo vystymo gairėse».
Mokslo ir inovacijų kokybės užtikrinimas pagrįstas kuriamų žinių aktualumu, tarpdiscipliniškumu ir konkurencingumu tarptautinėje aplinkoje, perduodamų žinių ir technologijų vertės kūrimu, poveikiu verslui ir visuomenei, šaliai ir regionui, partnerystės ir antreprenerystės vystymu, akademinių darbuotojų ir doktorantų mokslinių ir bendrųjų kompetencijų tobulinimu. Išsamesnė informacija Mokslo ir inovacijų vystymo gairėse».
Organizacijos vystymo kokybės užtikrinimas grindžiamas efektyviu išteklių valdymu, lyderystės skatinimu, nuosekliu veiklos procesų kokybės didinimu, sutelktu dėmesiu į žmones ir gerą jų savijautą, kompetencijų ugdymu, tvarumo ir socialinės atsakomybės skatinimu, sklandžios komunikacijos užtikrinimu ir bendruomenės vieningumo puoselėjimu.
*Jungiantis prie vidinės Universiteto dokumentų valdymo sistemos naudojama sso ir per vpn.
vpn – prieiga galima tik užtikrinus saugų ryšį per virtualų privatų tinklą.
sso – jungiantis prie Universiteto IT paslaugų ar / ir sistemų naudojama bendroji vieninga autentifikacija.
Universitete remiamasi apibrėžtais veiklų vertinimo ir rezultatų pasiekimo rodikliais, kurie leidžia stebėti ir įvertinti numatytų veiklos tikslų įgyvendinimo sėkmę bei pasiektų rezultatų kokybę atsižvelgiant į įvairius aktualius skirtingų veiklų aspektus. Laikantis veiklų skaidrumo ir sklandžios komunikacijos principų, grįžtamojo ryšio informacija, surinkta vykdant kokybės užtikrinimo procesus, skelbiama ir aptariama su Universiteto bendruomene bei visomis suinteresuotomis šalimis. Universiteto vadovai ir už vidaus kokybės procesų įgyvendinimą atsakingi asmenys ne tik nuolat stebi Universiteto veiklos kokybę, bet ir reguliariai tikrina, ar kokybės užtikrinimo ir tobulinimo sistema yra tinkama ir atitinka esminius organizacinės kokybės valdymo principus ir tikslus.
Sistemingai organizuojamas nuomonių surinkimas ir apibendrinimas leidžia įvertinti Universiteto veiklos rezultatus, atsižvelgiant į visų suinteresuotųjų šalių poreikius. Grįžtamojo ryšio rinkimo procesas apima visas vertės kūrimo grandines. Universiteto suinteresuotų šalių grįžtamasis ryšys vykdomas 360° principu ir apima studentų, dėstytojų, darbuotojų, alumnų, darbdavių atsiliepimus ir vertinimus. Universitete grįžtamasis ryšys renkamas el. apklausomis, apskritųjų stalų diskusijų, susitikimų su suinteresuotomis šalimis metu.
Viena pagrindinių grįžtamojo ryšio rinkimo priemonių naudojamų Universitete – apklausos. Socialinių dalininkų grįžtamojo ryšio organizavimą reglamentuoja rektoriaus įsakymu patvirtintas KTU socialinių dalininkų grįžtamojo ryšio organizavimo tvarkos aprašas sso ¦ vpn. Kasmet yra tvirtinamas planuojamų vykdyti Universiteto apklausų planas sso ¦ vpn.
Apklausų rezultatai itin vertingi Universitetui ir naudojami studijų organizavimo ir vykdymo kokybei gerinti. Atsižvelgiant į apklausų rezultatus, vertinamos ir tobulinamos studijų programos ir moduliai, dėstytojų darbo kokybė ir kompetencija, sprendžiami su infrastruktūra, materialine ir kita parama susiję klausimai. Apklausų rezultatus naudoja:
Universiteto apklausos organizuojamos elektroniniu būdu, apklausų dalyviams pateikiant skaitmenines anketas sugeneruotas „LimeSurvey“ arba „Microsoft Forms“. Apklausų organizavimo procesą įgyvendina Strategijos stebėsenos ir kokybės skyrius.
Tarptautiniai reitingai:
Nacionaliniai reitingai:
Veiklos procesų medis yra procesų kategorijų ir joms priskirtų procesų grupių visuma, atvaizduojama vienoje schemoje. Procesų medžio tikslas – atvaizduoti organizacijos veiklos procesus, jų seką ir susiejimo į veiklų visumą elementus, kas, savo ruožtu, padeda užtikrinti nepertraukiamą veiklų stebėseną: tobulinti įgyvendinamų veiklų aplinkybes; eliminuoti veiklų dubliavimą skirtinguose procesuose, taip didinant išteklių ir veiklų optimizavimą; priskirti atsakinguosius už tinkamą procesų valdymą ir įgyvendinimą; užtikrinti rengiamų organizacijos teisės aktų (tvarkos aprašų) tikslumą, aiškumą.
Procesų medžio plėtojimas yra dinaminis procesas – veiklų procesų schemomis jis nuolat pildomas tiek rengiant pagrindinių Universiteto veiklos procesų schemas, tiek rengiant naujus ar atnaujinant esamus Universiteto teisės aktus.
Procesų ir veiklų valdymui ir administravimui universitete pasitelktas procesų diagramų vizualizacijos modelis, kuris pateikiamas skaitmenizuojant procesus / veiklas ir tam pasitelkiant specializuotą programinę įrangą – Cameo Business Modeler bei universiteto sukurtą procesų ir veiklų atvaizdavimo sistemą – IVPS sso ¦ vpn. Procesų schemos rengiamos vadovaujantis verslo procesų modeliavimo notacija (angl. BPMN, Business Process Model and Notation) ir jos papildomos universiteto teisės aktais. Taikant procesų atvaizdavimo skaitmenizavimą – universiteto procesų ir veiklų pokyčiai atvaizduojami daug greičiau ir tiksliau.
Universiteto procesai rengiami vadovaujantis KTU teisėkūros tvarkos aprašu sso ¦ vpn. Procesų identifikavimas ir atvaizdavimas schemose padeda nusistatyti procesų kliūtis, palengvina padaliniams suderinti veiklas ir padeda dalintis gerąja patirtimi.
KTU vidaus kontrolės sistemą ir procesus bei veiklos rizikų valdymo principus, padedančius užtikrinti efektyvaus veiklos rizikų valdymo proceso įgyvendinimą organizacijoje, taip pat reglamentuoja Universitete patvirtintas Vidaus kontrolės politikos ir veiklos rizikų valdymo tvarkos aprašas. Šiuo Aprašu apibrėžiami esminiai principai, kuriais vadovaudamiesi Universiteto atsakingi asmenys galėtų tinkamai sukurti, palaikyti ir vykdyti vidaus kontrolės tikslų įgyvendinimą ir vidaus kontrolės funkcionavimą Universitete, įskaitant tinkamą ir savalaikį veiklos rizikų valdymą. Vidaus kontrolės vertinimas Universitete atliekamas ekspertiniu vertinimu, remiantis nacionalinio lygmens vidaus kontrolės vertinimo metodika.
Veiklos rizikų vertinimas ir valdymas įgyvendinamas vadovaujantis Universiteto rektoriaus tvirtinamu rizikų valdymo planu. Atsižvelgiant į KTU veiklos valdymo modelį, organizacinę struktūrą ir veiklų planavimo aspektus, Universitete pasirinktas centralizuoto veiklos rizikų valdymo modelis. Tai reiškia, kad Universiteto veiklos rizikų valdymo planas rengiamas ir įgyvendinamas atsižvelgiant į pagrindines strategines veiklas ir jų vertinimo rodiklius.
Rizikų valdymo plane, kartu su įvardintomis potencialiomis strateginių veiklų įgyvendinimo rizikomis, įvertinamos rizikų atsiradimo tikimybės bei galimas rizikos poveikis pagrindiniams universiteto veiklos procesams. Įvertinus visas šias aplinkybes, išskiriami veiksmai, padedantys laiku eliminuoti riziką arba maksimaliai sumažinti galimas rizikos pasekmes. Už šio plano rengimą, rizikų valdymo proceso įgyvendinimą ir su juo susijusių veiksmų iniciavimą bei rizikų valdymo proceso stebėseną atsako vidaus kontrolės ir kokybės komitetas.
Už tinkamą veiklos rizikų valdymą Universitete atsako Universiteto rektorius. Universiteto veiklos rizikų valdyme taip pat dalyvauja: aukščiausio lygmens ir struktūrinių padalinių vadovai, kurie atsakingi už veiklos rizikų valdymo koncepcijos nustatymą Universitete bei pagal savo kompetenciją ir atsakomybių sritį užtikrina tinkamą ir savalaikį veiklos rizikų valdymą atskiruose Universiteto padaliniuose; vidaus kontrolės ir kokybės komitetas, kuris atsakingas už vidaus kontrolės ir veiklos rizikų valdymo proceso priežiūrą, veiklos rizikų valdymo planų tvirtinimą ir reguliarios atskaitomybės už vidaus kontrolės bei veiklos rizikų valdymą užtikrinimą, veiklos rizikų valdymo plano, metodikų ir/ar kitų rizikų valdymo taisyklių nuostatų kūrimą, įgyvendinimą ir nuolatinę priežiūrą, informacijos apie veiklos rizikų valdymą skleidimą Universitete; visi universiteto darbuotojai, kasdieninėje savo veikloje įgyvendindami savo teises ir pareigas pagal darbo sutartį (ir papildomus susitarimus) su Universitetu.
Vidaus kontrolės ir kokybės komiteto pagrindinis tikslas – prižiūrėti Universiteto vidaus kontrolės įgyvendinimą ir vidaus kontrolės atitiktį rektoriaus nustatytai vidaus kontrolės politikai bei užtikrinti tinkamą organizacijos veiklos kokybės valdymą. Komitetą sudaro Universiteto darbuotojai, atsakingi už svarbiausių strateginių Universiteto veiklų sričių valdymą ir įgyvendinimą, įskaitant:
Vidaus auditas yra viena iš trijų gynybos linijų, užtikrinančių Universiteto vidaus kontrolės sistemos veikimą. Vidaus audito skyrius teikia nepriklausomą ir objektyvų Universiteto valdymo ir rizikų valdymo tinkamumo bei veiksmingumo užtikrinimą, tirdamas ir vertindamas Universiteto valdymą, rizikų valdymą, vidaus kontrolę bei teikdamas rekomendacijas ir konsultacijas Universiteto vadovams.
Vidaus audito skyrius yra tiesiogiai pavaldus ir atskaitingas Universiteto rektoriui, taip pat atskaitingas Universiteto senatui ir Universiteto tarybai. Atliekamų vidaus auditų planas sudaromas vadovaujantis rektoriaus įsakymu patvirtinta Vidaus audito metodika. Planuojant vidaus auditus atsižvelgiama į šiuos rizikos veiksnius: Universiteto veiklos (funkcijos) svarbą, išlaidų dydį, personalo kaitą ir patirtį, vidaus kontrolės lygį, struktūrinių pokyčių dažnį, veiklos reglamentavimo lygį (taisyklės, tvarkos), laiką po paskutinio audito, kontrolės aplinką, finansinio nestabilumo galimybę. Rizikingos sritys nustatomos atsižvelgiant į keturias Universiteto veiklos tikslų grupes: strateginiai tikslai, palaikantys ir užtikrinantys misijos įgyvendinimą, išteklių panaudojimo tikslai, susiję su efektyviu, ekonomišku ir racionaliu jų panaudojimu, atskaitomybės tikslai, užtikrinantys vidaus ir išorinių ataskaitų patikimumą, atitikties tikslai, susiję su veiklos atitiktimi teisės aktų reikalavimams.
Studijų kokybės vertinimo centro (toliau – SKVC) organizuojamo išorinio institucinio vertinimo pagrindinis tikslas yra įvertinti aukštosios mokyklos veiklos kokybę bei, pateikiant rekomendacijas, suformuoti prielaidas aukštosios mokyklos veiklai gerinti. Vertinimą atlieka ir išvadas parengia SKVC atrinkta tarptautinių ekspertų komanda remiantis Universiteto parengta savianalizės suvestine bei informacija, surinkta ekspertų vizito Universitete, metu. Universiteto veiklos ekspertinis vertinimas apima keturias sritis: strateginis valdymas, kokybės užtikrinimas, studijų ir mokslo (meno) veikla bei poveikis regiono ir visos šalies raidai.
Pagal 2023 m. paskelbtus tarptautinio institucinio išorinio vertinimo už 2017-2022 m. rezultatus išskirtas Kauno technologijos universiteto (toliau – KTU) daromas teigiamas poveikis regionų ir šalies raidai, glaudi bendrystė su socialiniais partneriais, sėkmingos veiklos studijų ir mokslo srityse. Geraisiais pavyzdžiais įvardinti ir Universiteto bendruomenės gebėjimai sukurti tikslines priemones studentų rezultatams gerinti, nubyrėjimui mažinti, praktiniams įgūdžiams stiprinti, sudarant pakankamai galimybių naudotis Universiteto mokslinių tyrimų infrastruktūra. Pagal šį vertinimą Universitetui SKVC suteikė akreditaciją 7 metams.
Universiteto veiklų rezultatai analizuojami Universiteto studijų, mokslo ir meno bei organizacijos veiklų valdymo pjūviais. Visus sprendimus dėl kokybės tobulinimo priima Universiteto vadovybė, sprendimai visada pagrindžiami faktais, t. y. pagrindžiami kokybine ir (arba) kiekybine informacija. Veiklų vertinimo rezultatai periodiškai analizuojami ir efektyviai panaudojami vidaus veiklos tikslams bei įgyvendinimo procesams peržiūrėti ir tobulinti. Sutarus dėl būtinų pokyčių ir įgyvendinant konkrečias tobulinimo veiklas, vėl pradedamas naujas PĮVT ciklas, taip užtikrinant diegiamų pokyčių nuoseklumą ir efektyvumą.
Paskesnė veikla – neatskiriama vidinės organizacijos kokybės valdymo ir vystymo procesų dalis, nukreipta į nuolatinį įgyvendinamų veiklų tobulinimą. Efektyvios paskesnės veiklos veiksmai pagrįsti sisteminga planų ir veiklų įgyvendinimo stebėsena, nepertraukiamu identifikuotų probleminių sričių tobulinimu, efektyviu išteklių valdymu. Universitete įgyvendinami tiek periodiniai paskesnės veiklos procesai, atsižvelgiant į skirtingų sričių išorinių bei vidinių vertinimų išvadas (įskaitant, bet neapsiribojant instituciniu vertinimu, studijų krypčių vertinimu, mokslo veiklų vertinimu, išoriniais bei vidiniais auditais ir kt.), tiek nuolatiniai paskesnės veiklos veiksmai, paremti veiklų įgyvendinimo, biudžetų vykdymo, išteklių panaudojimo stebėsena, Universitete skirtingais būdais renkamo grįžtamojo ryšio rezultatų analize ir pan.
Strategijos stebėsenos ir kokybės skyrius
K. Donelaičio g. 73, LT- 44249 Kaunas
el. p. kokybe@ktu.lt
